Empfangsmitarbeitende/n (w/m/d) 100% | Brugg

Aufgrund einer krankheitsbedingten Absenz suchen wir ab dem 5. November 2024 eine engagierte, kaufmännisch versierte Persönlichkeit, die den Empfang und das Management in vielfältigen administrativen Aufgaben unseres Kunden unterstützt.

Empfangsmitarbeitende/n (w/m/d) 100%

Ihre Herausforderung

Bereich Empfang:

• Ansprechpartnerin für Geschäftspartnerinnen, Besucherinnen und Anruferinnen; Bedienung der Skype for Business-Telefonzentrale
• Empfang und Einweisung von Gästen, Kundinnen, Lieferantinnen und Kursteilnehmer*innen
• Führen der Besucherliste sowie Ausgabe und Rücknahme von Badges
• Verwaltung der firmeneigenen Poolfahrzeuge und Navigationsgeräte
• Pflege von E-Mail-Accounts und Aktualisieren der E-Mail-Verteilerlisten und Teams-Gruppen

Bereich Postbüro:

• Bearbeiten eingehender und Frankieren abgehender Postsendungen
• Vorbereitung von Sendungen für diverse Kurierdienste

Bereich Management Support:

• Travel Management: Einholen von Visa, Apostillen und Beglaubigungen; Koordination von Reiseprofilen und Buchungen für die Geschäftsleitung
• Unterstützung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, z.B. Korrespondenz, Organisation von Sitzungen
• Verfassen und Veröffentlichen interner News sowie Pflege der Intranet-Seiten (Marketing, HR, ICT, QSHE)
• Administrative Unterstützung für unsere Academy bei der Organisation von Schulungen und Kursen

Ihre Kompetenz

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen fundierte Berufserfahrung in Empfang und Management Support mit
• Sie überzeugen durch ein freundliches, professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Italienischkenntnisse sind von Vorteil
• Strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten
• Sie sind vertraut mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und verfügen idealerweise über Erfahrung mit Skype for Business und Sharepoint
• Auch in hektischen Situationen behalten Sie den Überblick und reagieren flexibel auf neue Aufgaben

Ihre Perspektiven

• 100 % Pensum für mindestens 10 Wochen mit möglicher Verlängerung und Reduktion des Pensums je nach Bedarf
• Möglichkeit einer späteren Festanstellung mit einem reduzierten Pensum (ca. 50-60 %)
• Herausfordernde, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Offene, kollegiale Unternehmenskultur
• Ein sehr motiviertes und kompetentes Team

Ihr Kontakt

Frau Filipa Videira, Consultant Service, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer +41 58 233 2000.

Bitte bewerben Sie sich direkt online.

Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 001-FIVI-101733-41-DE.